Система управления электронной очередью теперь в управлении Пенсионного фонда Украины в Станично-Луганском районе

Электронная Система Управления Очередью (СУО) может быть эффективным комплексным решением для повышения продуктивности работы управления, в котором осуществляется приём посетителей. Система Управления Очередью позволит упорядочить работу и улучшить имидж организации.

Что такое Электронная очередь?

Электронная очередь — это программно-аппаратный комплекс, который решает проблему распределения потоков посетителей по типу вопросов и времени пребывания в очереди, создавая комфортные условия для ожидания. Главная цель комплекса – организовать процедуру ожидания до получения услуги через информирование посетителей о месте в очереди и времени ожидания.

Предназначение СУО

Система управления электронной очередью предназначена для создания максимального удобства как для посетителя, так и для специалистов управления.

Перед учреждением, обслуживающим огромный поток населения, стоят непростые задачи:

• как одновременно нескольким клиент оказать качественные услуги;

• как ускорить процесс обслуживания граждан, сократить время ожидания в очереди;

• как улучшить условия труда персонала;

• как получить статистику о самых востребованных услугах.

Возможности системы электронной очереди:

• Электронная очередь предоставляет возможность получать статистические данные о типах запросов.

• Позволяет отслеживать динамику обращений по периодам года, месяца и дня.

• Документирует загрузку персонала и скорость обслуживания.

Выгоды и преимущества СУО

1. Увеличение скорости обслуживания посетителей. Структурирование и организация очереди увеличивают скорость обслуживания посетителей на 25-30%.

2. Фиксирование истории обслуживания. Накопленные аналитические данные используются для анализа и повышения эффективности профильной деятельности, а также для контроля работы персонала.

3. Снижение конфликтов и спорных ситуаций в процессе ожидания обслуживания.

4. Обеспечение комфортных условий труда для персонала.

5. Существенное повышение имиджа компании и доверия потребителей.

Нельзя не оценить возможности системы электронной очереди для построения «прозрачного зала обслуживания граждан», где исключены махинации с порядком доступа посетителей, а также исключаются коррупционные схемы в процессе выдачи справок, документов и др. Именно для этого Управление ПФУ в Станично-Луганском районе будет использовать систему управления электронной очередью.

Как работает система управления электронной очередью?

Алгоритм работы электронной СУО прост и не требует больших временных и интеллектуальных затрат на ее освоение.

• Система электронной очереди
  На входе в управление установлен информационный терминал электронной очереди для регистрации посетителей. Прежде чем получить необходимую услугу, посетитель выбирает на сенсорном терминале соответствующий пункт меню, регистрируется в очереди и получает талон с номером очереди. Перейдя в зону ожидания, посетитель наблюдает за центральным табло, на котором обновляется информация и сопровождается звуковым сигналом об обслуживании.

• Табло электронной очереди
  Получив талон, клиент ожидает своей очереди, наблюдая за информационными табло электронной очереди, на которых отображена информация о текущем клиенте и номере «окна» обслуживающего специалиста. Посетитель подходит к окну обслуживания, когда на центральном табло электронной очереди появляется его регистрационный номер (сопровождается звуковым сигналом) с указанием номера «окна» обслуживающего специалиста управления ПФУ. Так система управления очередью контролирует загруженность, снимает негатив и улучшает сервис приёма граждан.

Статистика системы электронной очереди

Система электронной очереди позволяет осуществлять мониторинг текущей работы и сбор статистики за период времени.

Например:

• количество человек, ожидающих в очереди;

• количество обслуженных граждан конкретным специалистом;

• среднее время обслуживания посетителя;

• среднее время ожидания посетителя.

Отныне пребывание в управлении Пенсионного фонда Украины в Станично-Луганском районе перестанет быть утомительным и выматывающим, как для посетителей, так и для служащих.

 

Система управления электронной очередью для посетителей состоит из:

Специальный сенсорный терминал, с чековым принтером, который выдаёт билет с номером очереди.

Главное табло, установлено непосредственно в зоне ожидания посетителей, оно указывает порядковый номер окна и обслуживаемый в данный момент номер очереди клиента.

Посетителям нужно помнить, что в случае опоздания время приёма будет переноситься на 15 минут, а после повторного опоздания - запись отменяется.

Отныне приём отделом обслуживания граждан управления Пенсионного фонда Украины в Станично-Луганском районе будет производиться только по электронной очереди.